Fokussiertes Arbeiten in einer Welt voller Ablenkungen

Fast täglich planen wir unseren Tag, erstellen eine Liste unserer Aufgaben und koppeln diese mit einem Zeitplan. Jedoch wird dieser Zeitplan meistens nicht eingehalten. Darüberhinaus bleiben Aufgaben liegen, denn wir vergeuden unsere Zeit mit der Beantwortung endloser E-Mails und fast minütlichen Ablenkungen. Und wenn wir mal fokussiert arbeiten können, ersehnen wir die einfachen, kognitiv anspruchslosen Ablenkungen wie die sozialen Medien. Da stellt sich die Frage, wie es möglich ist in einer Welt voller Ablenkungen fokussiert zu arbeiten und warum es überhaupt nötig ist. Eins vorweg – fokussiertes Arbeiten kann dich in dem was du tust, sei es auf der Arbeit oder beim Sport, auf ein neues Erfolgs- und Intensitätslevel katapultieren.

Fokussiert arbeiten mit „Deep Work“

Deep Work ist fokussiertes Arbeiten über einen längeren Zeitraum, ohne jegliche Unterbrechungen. Durch das Verbannen von Ablenkungen ist es uns möglich  unsere Aufmerksamkeit zu einhundert Prozent auf die Aufgabe zu richten und unsere kognitiven Fähigkeiten zu entfalten. Durch Deep Work können wir in den Flow Zustand kommen, in dem wir alles um uns herum vergessen und komplett im Tun aufgehen. In den meisten Fällen, fühlt sich diese konzentrierte Arbeit sehr erfüllen an, welches Motivation, Inspiration und Ehrgeiz fördert. Durch Deep Work ist es möglich Fortschritte in kurzer Zeit zu erreichen. Jedoch brauchst du für fokussiertes Arbeiten genug Übung,  denn dein Verlangen nach Ablenkung wird dich so schnell nicht in Ruhe lassen.

Warum ist fokussiertes arbeiten so wichtig?

Deep Work ermöglicht uns mentale Höchstleistungen zu erbringen, wodurch wir auch viel schneller neue Dinge lernen können. Aktuell und besonders in Zukunft wird diese Fähigkeit noch mehr an Bedeutung gewinnen. Einerseits wird es immer weniger Menschen mit Deep-Work-Fähigkeiten geben, weil sie es einfach verlernt haben. Andererseits ist brauchen wir fokussiertes Arbeiten um uns neue Fähigkeiten sowie Themengebiete schnell anzueignen und dort fortlaufend Experten zu sein und zu bleiben.

Wer es schafft Deep Work zu kultivieren, kann höhere Qualität in kürzerer Zeit abliefern und setzt sich so vom Wettbewerb ab.

Deep Work versus Shallow Work

In unserem Arbeitsalltag sind wir oft mit weniger Wert stiftenden Aufgaben beschäftigt. Zusätzlich werden wir durch Benachrichtigungen auf fast allen Geräten abgelenkt. Anstatt zu agieren und an Wert stiftenden,  kognitiv anspruchsvollen Aufgaben zu arbeiten, befinden wir uns im permanenten Reaktionsmodus. Wir beantworten Anrufe und reagieren prompt auf E-Mails und Kurznachrichten. Warum? Weil es in der heutigen Zeit so erwartet wird. Doch ohne eine Möglichkeit der fokussierten Arbeit ist es uns nicht möglich qualitative Ergebnisse zu liefern.

Laut einer Studie von McKinsey aus dem Jahr 2012, verbringt jeder Mitarbeiter etwa 60% mit Online-Kommunikation und Internet-Recherche. Und dabei sind noch nicht mal Meetings berücksichtigt, also bleibt weniger als 40% für konzentriertes Arbeiten übrig.

Ein Großteil unserer Arbeitskultur in Büros ist nicht förderlich für Deep Work. Wir sollten statt reaktiver Arbeit also „Shallow Work“ mehr kognitiv anspruchsvolles fokussiertes Arbeiten also „Deep Work“ bevorzugen.

Strategien zum erlernen fokussierter Arbeit

Um fokussiertes Arbeiten zu erlernen ist es wichtig bestimmte Gewohnheiten sich abzugewöhnen und andere Gewohnheiten und Ritual einzuführen. Nachfolgend stehen fünf erfolgreich umgesetzte Strategien für den Einstieg.

1. Multitasking macht dich unproduktiv und unkreativ

Der ständige Wechsel zwischen unterschiedlichen Aufgaben verhindert Deep Work. Deshalb ist es wichtig ähnliche Aufgaben zusammenzufassen und klare Zeitblöcke für oberflächliche und konzentriertes Arbeiten zu haben.
Im ersten Moment mag es sich produktiver anfühlen einfach „busy“ zu sein und von Aufgabe zu Aufgabe zu springen. Absolut im Reaktiven-Modus zu sein. Auf lange Sicht zahlt es sich aber aus, in Deep Work zu investieren. Eine Ablenkung von einer Minute führt dazu, dass du mehr als zehn Minuten brauchst, dich wieder in das Thema einzuarbeiten und in gleicher Qualität und Geschwindigkeit voran zu schreiten.

2. Finde deinen eigenen Deep-Work-Style

Jeder Mensch hat ein anderes Arbeitsumfeld und eine anderen Persönlichkeit. Daher ist es wichtig herauszufinden welcher Deep Work Stil dir fokussiertes Arbeiten ermöglicht. Auf dich können ein oder mehrere Stile passen, und du kannst diese wenn möglich auch kombinieren.

Der Einsiedler wählt die komplette Isolation, wo es keine Ablenkungen gibt.

Ein gutes Beispiel sind die „Think Weeks“ von Bill Gates, in denen er sich früher in eine Hütte am See zurückgezogen hat. Dort war er für niemanden erreichbar und konnte sich ganz dem Denken und Lesen widmen. Im Alltag fand er sonst keine Möglichkeit sich komplett abzukoppeln und seinen Gedanken freien Lauf zu lassen und Themen mit etwas Abstand „The Big Picture“ zu betrachten.

Der temporäre Einsiedler sucht nur für ein paar Stunden einen abgelegenen Ort auf.

Im Jahr 2007 hatte J.K. Rowling Probleme das letzte Harry-Potter-Buch fertigzustellen. Daher wagte sie ein Experiment und mietete sich für einen Tag ein Zimmer in einem Luxus-Hotel. Und es half. Von nun an war es ihr Arbeitszimmer, das sie nur zum Schreiben nutzte. Hier fand sie die Ruhe (niemand wusste wo sie war) und eine stimulierende Umgebung für ihre Arbeit.

Das Gewohnheitstier hat ein festes regelmäßiges Deep-Work-Ritual, was durch einen Automatismus tief in ihm verankert ist.

Wie ein Autor, der sich jeden Morgen direkt nach dem Frühstück an den Schreibtisch setzt. Und erst wieder aufsteht, wenn er 1.000 Wörter zu Papier gebracht hat. Im Anschluss startet er in seinen ganz normalen Tag.
Am beliebtesten sind Zeitblöcke frühmorgens und spätabends, da sie sowieso wenig Ablenkungen haben (Emails, Anrufe). Es ist wichtig, dass sie regelmäßig täglich, wöchentlich oder monatlich stattfinden.

Der Journalist braucht eine klare Aufgabe mit einem zeitnahen Abgabetermin.

Der Editor kommt morgens bei ihm im Büro vorbei und gibt ihm sein Thema. Jetzt hat er ein paar Stunden Zeit den Artikel zu verfassen, dabei kann er es sich nicht erlauben zu trödeln, sondern muss intensiv arbeiten immer mit der Deadline im Hinterkopf. Schreibblockaden kennt er nicht, diesen Luxus gönnt er sich nicht.

3. Tauche für ein paar Stunden unter

Wenn wir im Büro sitzen und fokussiert arbeiten, ist es oft nur eine Frage der Zeit, bevor uns jemand aus der Vertiefung reißt. Ein Telefonanruf. Eine Frage vom Kollegen. Ein Popup für eine neue Email. Jedes Mal werden wir aus unserer Konzentration gerissen und brauchen immer 10 bis 15 Minuten wieder reinzukommen oder haben den roten Faden sogar komplett verloren.

Um fokussiert Arbeiten zu können, ist es wichtig möglichst alle Ablenkungen und Versuchungen abzuschalten. Wie jeden anderen Termin solltest du die Zeit für konzentrierte Arbeit in deinem Kalender blocken und dein Handy auf den Flugzeugmodus stellen. Vereinbare mit deinen Kollegen, dass du jetzt zwei Stunden nicht gestört werden willst oder wechsle deinen Arbeitsplatz.
Sei für ein paar Stunden nicht erreichbar.

Stelle klare Regeln auf wie du mit Störquellen und Ablenkungen umgehst. So ist es zum Beispiel hilfreich während deiner Deep-Work-Phase nicht ins Internet zu gehen. Erledige vorab alle Recherchearbeiten und schreib dir Rückfragen für später auf. Denn das Internet ist einfach zu verlockend, um sich darin zu verlieren.

4. Produktives Meditieren

Nimm dir eine Auszeit, in der du dich bewegst. Ideal ist ein Spaziergang, Radtour durch die Natur, Joggen, Schwimmen oder irgendeine Aktivität, in der du fast schon automatisch Bewegungsabläufe wiederholst, ohne dass es deine volle Aufmerksamkeit erfordert.

Jetzt konzentriere dich auf ein konkrete Frage oder Problem. Wenn dein Geist anfängt zu wandern, dann bring ihn zurück auf den Gedanke wie bei der klassischen Meditation. Mit ein wenig Übung kannst du so ganz gezielt dein Unterbewusstsein zum Nachdenken über ein konkretes Problem bringen.

5. Schließe ab mit einem täglichen Shutdown Ritual

Es ist wichtig ab einem bestimmten Punkt das fokussierte Arbeiten liegen zu lassen und aus dem Deep Work Modus zu erwachen. Am besten geht dies mit einem Shutdown Ritual. Beispielsweise nimmst du dir vor jeden Tag um 18 Uhr mit der Arbeit aufzuhören und in deinen Familien bzw. Freizeitmodus zu wechseln. Solch ein Ritual ist immens Wichtig, denn nur zu oft sind wir nach der Arbeit immer noch bei der Arbeit und schaffen es nicht uns zu erholen.

Die drei Schritte zum Shutdown

  1. Schaue nochmals ein letztes Mal auf deinen E-Mail-Postfach. Denn sollte es etwas sehr dringendes zu erledigen geben, welches nicht auf Morgen verschiebbar ist und negative Folgen mit sich zieht, dann braucht es deine Aufmerksamkeit. Wenn nicht, schließe dein E-Mail-Postfach
  2. Danach beginnst du mit der Planung des morgigen Tages. Schreibe dir auf welche wichtigen Aufgaben du erledigen willst und priorisiere diese. Schreibe auch Details zu den Arbeitsschritten auf. Dies ermöglicht es dir sofort mit der Arbeit zu beginnen, ohne nochmal über die Vorgehensweise zu grübeln. Im besten Falle, hast du für diese Aufgaben einen  Slot für fokussiertes Arbeiten eingestellt.
  3. Zum Schluss musst du dir selber und deinem Gehirn klar signalisieren, dass die Arbeit jetzt beiseite gelegt wird. Dies kann man mit einem Schlüsselwort wie „Shutdown complete“ oder ähnlichem durchführen.

Dies ist nur eine Möglichkeit eines Shutdown Rituals. Du musst selber herausfinden, wie du am besten dich von der Arbeit ausklinken und am nächsten Tag wieder einklinken kannst. Wenn du es schaffst nach der Arbeit nicht mehr an die Arbeit zu denken, machst du es richtig. Aber beachte, es wird nicht von heute auf morgen klappen. Übung macht den Meister.

 

Fazit

Wenn du einen Marathon laufen willst, wirst du Monate vorher mit dem Training beginnen und regelmäßig laufen gehen. So wirst du mit der Zeit immer besser und kannst längere Strecken laufen. Ganz genauso ist das mit deinen Deep-Work-Qualitäten. Mit ein wenig Training wirst du immer besser werden dich über einen längeren Zeitraum zu konzentrieren. Wahre Deep-Work-Master können bis zu sechs Stunden in absoluter Konzentration arbeiten.

Es lohnt sich deine Deep-Work-Fähigkeiten zu trainieren, da es dir einen Wettbewerbsvorteil zu Mitbewerbern gibt. Um wirklich vorwärts zu kommen im Leben, zählt es nicht, dass du „busy“ bist, sondern dass du vorwärts kommst. Dafür musst du konzentriert Arbeiten können, um deine Potentiale entfalten. Nur wer ausgezeichnete Arbeit erbringt, kann sich auf Dauer halten.

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Stay Monkey – Das Monkey Team

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